現在の事業にうまくITを活用する

業務ではもちろんですが、プライベートでも「もっと効率よく人材を使い業務を整理し、売上をあげる方法はないか?」とよく聞かれることがあります。
様々な内容をお聞きするのですが、どの質問でも共通して真っ先に私が思い浮かぶのは「ITで出来るのでは」という事です。
認定支援機関として業務を行っておりますが、既存の会社の業績をサポートする方法をもっと学びたいと思い、プラスIT研修を受けてきました。
まだまだ私の知らないことがITには多くあり、かなり実りのある研修だったと思います。

例えばどんな事がITで解決できるのか

会計の効率化

当社の事業内容とかなり被ってしまい自分の首を締めているようですが、ITを利用して簿記の知識が暗くても日々の記帳作業を簡素化する事が可能になってきました。みなさんも一度は聞いたことのある弥生もかんたん取引入力という機能があります。例えばボールペンや伝票を購入した場合、かんたん取引入力で「事務用品(文房具等)を購入した」を選べば勘定科目や摘要を自動で選択入力してくれますので後は日付と金額を入力するだけで一個の仕訳は完了できます。

さらに銀行やカード会社と提携している会計ソフトメーカーであれば、取引情報をインターネットで取得し、会計ソフトに取り込めば全て自動で会計ソフトに取り込んでくれて記帳が完了してしまいます。レシート類に関してはスキャナやスマホのカメラを利用して読み込ませば仕訳が完了します。レシートに関してはあまりに汚れたものや、情報量の少ないものは修正を加える必要がありそうですが、一度きれいに読み込めた購入先などは次もきれいに読み込めそうなので、日々の業務であまり購入先が変わらない場合には便利な機能です。

また、最近の会計ソフトはクラウド化が進んでおり、入力する場所を選ばないのも便利ですね。今までのソフトではインストールしたパソコンでしか利用できなかったり、高価なサーバーを設置しなければいけなかったりと融通が効きませんでしたが、クラウド化されることでお店でも手が空いたときに入力でき、帰宅後にまとめて作業したり、移動中にスマホで入力したりと様々な場所で入力することができてしまいます。

邪魔くさい記帳作業もこれからはどんどん簡単かつスピーディーに行うことが出来るでしょう。

POSを導入して顧客管理や売上管理を一元化

購入するとなるとそれなりに高価であったPOSも今やクラウドの時代。POSレジを購入しなくても手元にあるiPadをレジ化する事ができ、費用も計算しやすい月額という時代になりました。

クラウド化することで複数店舗の集計が管理しやすい
例えばチェーン化している事業であれば、複数店舗の売上が全てクラウド上に集まることで本部での売上チェックがほぼリアルタイムに行うことが出来るようになります。時間別にどの商品が売れたか、どんな客層で動きがあったか、どのジャンルの商品が売れ筋かなど詳細にわかるようになります。
在庫管理を行える
いつ・どの商品が・いくらで・何個売れたかを管理できるPOSとはですが、在庫を管理する機能も備えている場合が多く入荷時の数量データなどをPOSに取り込むことで在庫管理が的確になり、商品が販売されてレジを通れば在庫がマイナスされるなど、常に最新の在庫が端末で参照できるようになります。また棚卸しが圧倒的に楽になります。
会計ソフトと連携できる場合も
案外と面倒な一日ごとの売上入力がすばやく完了してしまいます。

こういったメリットを活用できるのであればPOSを導入することで減った手間を新たな事業計画の策定に使ったり、残業を抑える効果が期待できることと思います。

居酒屋などスタッフの確保が年々難しくなっているケース

私のお客様で居酒屋店を営んでいる方がいらっしゃいますが、ここ最近の問題は働き手の不足が問題となってきています。さすがにITで直接的に人手を増やすことは不可能ですが、活用することで人手を補うことはできそうです。

ホールスタッフの減少をITでカバー
ちらほらチェーンの飲食店で見かけるようになってきましたが、お客様自身で備え付けのタブレット端末等で入力していただき、厨房でそれを確認できるシステムがあります。
注文を取りに行く手間をITでカバーするわけです。
ただし、居酒屋はお客様との交流が大切でもあるわけですので、大人数のテーブル席にはタブレットを配置し、厨房との距離が近いカウンターのお客様には直接注文をしていただくなど、柔軟性のあるシステムづくりが重要となってくると思います。
人材を確保するためにホームページを活用
ホームページはあるけど、数年前に業者に作成してもらったきり。
これでは働き口を探している方にも訴求力が弱くなってしまいます。最近ではホームページ作成事業者の宣伝で「自分で更新することができるCMS形式で作成できます!」というPRをよく聞きます。この方法ですと自分の手で最新のコンテンツを反映させたりできるので、求職者の皆様に対しても常にフレッシュな店の情報を発信することが可能になります。これでお客様だけでなく、雇用の面からもホームページを利用することができます。ただし、やはり自分でコンテンツを充実させるというのはかなりのエネルギーです。外注とCMSをうまく選り分けて活用したいですね。

IT化していくために

国は特に「生産性」を重視しており、日本の経済が成長していくためにはIT化が必須と考えています。
特に小規模な事業者になればなるほど大企業と比べて生産性は落ちている傾向にあるため、少しでも生産性を向上させようと小中規模事業者のIT化を推進しています
<生産性とは>
労働者1人あたり、あるいは労働1時間あたりでどれだけ付加価値を生み出したかを示す指標。分母は従業者数で分子は付加価値(一般的には粗利)で算出される。2016年度のデータでは日本はOECD加盟国の中で21位となっています。実に1位のアイルランドには倍以上の差があります。

ITがどの分野を指すのか良くわからない事業者様でも、IT化すれば業務が楽になるという認識はもっておられます。そこで国はそういった小規模事業者のIT化の手助けをするべく「IT導入補助金」を実施しており、IT化にかかった費用を一部バックアップすることで小規模事業者のIT導入を推進しようとしています。

ITという括りは多岐に渡りますので、自分が行いたいIT化が対象となっているかを確認し、対象になっていて該当のIT導入支援事業者があるようであれば申請されるべきだと思います。いずれ商売とITは切っても切れない関係になると私は考えており、導入するに早いに越したことはないと考えております。申請は該当のIT導入支援事業者がサポートしてくれるので、はじめての利用でも安心です。一度IT導入補助金のWEBサイトをチェックされてはいかがでしょうか。